Controle URSSAF: de nouvelles regles de numerisation des documents

Numérisation des documents nécessaires au recouvrement et au contrôle des cotisations sociales : de nouvelles règles à appliquer

L’arrêté du 23 mai 2019 de la loi de financement de la sécurité sociale fixe désormais les modalités de conservation sur support informatique des documents « papier » susceptibles d’être examinés lors d’un contrôle URSSAF.

Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique, et leur archivage numérique, doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues pour la numérisation des documents en matière fiscale.

Copie conforme à l’original

La numérisation doit garantir leur reproduction à l’identique, soit être la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris, le cas échéant, s’agissant des couleurs. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Intégrité des fichiers

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3). Il doit en outre être assorti :

• d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• d’une empreinte numérique ;
• d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
• ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne.

Si la pièce justificative ou le document n’est pas numérisé selon les modalités prévues, le cotisant devra présenter l’original sous format papier.

Archivage numérique des documents

Les opérations d’archivage numérique des documents doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer :

• la disponibilité,
• la lisibilité,
• et l’intégrité des documents ainsi numérisés durant toute la durée de conservation.